Beim Führen auf Distanz ist es vor allem wichtig, in Verbindung zu bleiben. Gerade im Home­office oder bei räumlich getrennten Teams ist es wichtig zu erleben, dass man nicht allein ist, sondern mit dem Team und der Führungskraft gemeinsam Probleme lösen kann.

Vertrauensvolle und regelmäßige Gespräche sind dabei wichtig. Doch Mitarbeiter:innen haben nicht nur ein Bedürfnis nach Kontakt, sondern auf nach Struktur. Sie wünschen sich eine Richtung, auf die sie hinarbeiten. Und auch Führungskräfte möchten natürlich wissen, auf welchem Stand das Team aktuell ist.

Mit einem Führungs­­stil, der weder pedantisch kontrolliert, noch die Ziel­ erreichung aus dem Blick verliert, können Sie Ihren Mitarbeitenden auch in räumlich getrennten Teams Orientierung bieten. Wie das funktioniert und wie Sie dabei als Führungskraft den Überblick behalten? Die Psychologie bietet dazu einige Anhalts­­punkte.

So steuern Sie die Leistungen Ihrer räumlich verteilten Mitarbeiter:innen

Sowohl die Art und Weise, wie Leistungen überprüft werden, als auch die Leistungs­­ziele generell, ändern sich durch die räumliche Distanz zwischen Ihnen, Ihren Mitarbeitenden und den Kolleg:innen auf Ihrer Führungsebene.
So wird zum Beispiel die Fähigkeit des selbstorganisierten Arbeitens immer wichtiger. Die eigene Disziplin ist stärker gefordert. Es ist leichter gesagt als getan, sich am Heimarbeitsplatz von allen Ablenkungen effektiv abschirmen zu können. Schließlich bietet es sich doch an in einer kurzen Pause einmal eben die Wäsche aus der Maschine zu holen, den Abwasch zu machen oder das Paket zur Post zu bringen, das schon seit drei Tagen im Flur steht. Zusätzlich sind einige Ihrer Mitarbeitenden plötzlich auch einer Doppelbelastung ausgesetzt. Sie haben die Pflicht, neben ihren acht Stunden Home­office auch noch die Kinderbetreuung oder sogar das Home­­schooling zu übernehmen! Realistisch betrachtet müssen Leistungsziele in einer solchen Umgebung von vornherein angepasst werden.

Sprechen Sie offen mit Ihren Mitarbeitenden über ihre aktuelle Situation im Homeoffice und versuchen Sie, gemeinsam realistische Leistungsziele festzusetzen. Neben der Ziel­­vereinbarung und der Anleitung zählt auch die Steuerung der Ziel­­erreichung zu Ihren Führungs­ aufgaben. Doch Vorsicht: Controlling wird oft mit „Kontrolle“ verwechselt und falsch interpretiert! Es geht dabei nicht darum, Ihre Mitarbeitenden zu gängeln und mit Kontrollanrufen zu überhäufen.
Führen aus der Ferne klappt nur über Vertrauen. Vertrauen bekommen Sie geschenkt. Allerdings nur, wenn Sie auf das „Beziehungs­­konto“ vorab etwas eingezahlt haben:

• Erwartungen klären
• nachfragen
• zuhören
• einfühlen
• Verständnis zeigen
• überzeugen
• anleiten
• ausdiskutieren
• um Konsens ringen
• Interesse zeigen
• sich selbst öffnen
• sich selbst hinterfragen
• einen Fehler eingestehen
• Hilfe anbieten
• Feedback geben
• wertschätzen
• beharrlich fordern und fördern
• erreichbar sein
• gerecht sein, vorleben, was Sie vom Mitarbeitenden einfordern

Steuern heißt, die Zielerreichungstendenz im Blick haben, um Tempo- oder Kursänderungen rechtzeitig veranlassen zu können. Wenn Sie nur fertige Arbeiten kontrollieren und zählen, bewerten Sie die Vergangenheit. Sie haben keinen Ansatz für Voraussagen zum zukünftigen Erfolg. Wie gut Ihre Mannschaft im Kurs liegt, erfahren Sie durch regelmäßige Besprechungen der Arbeitspläne und Erfolgsrisiken für die nächsten Wochen. Noch ein Hinweis: Unterschätzen Sie nicht den Aufwand für einen profunden Forecast – das Herzstück des Controllings.

Erfragen Sie also in regelmäßigen persönlichen Gesprächen mit Ihren Mitarbeitenden den aktuellen Stand ihrer Arbeiten und die wahre Entwicklung ihrer Leistungen im Homeoffice. Vermeiden Sie Vorwürfe und verhindern Sie Ängste vor Sanktionen, denn dann wird man Ihnen gegenüber Leistungsprobleme zu vertuschen suchen. Versuchen Sie herauszufinden, weshalb der Mitarbeitende seine Arbeit nicht schafft und bieten Sie Unterstützung und gegebenenfalls ein Coaching an, damit er oder sie auch unter den neuen Herausforderungen produktiv und zielführend arbeiten kann.

Regelmäßiges Feedback und gegebenenfalls Anpassungen der Leistungs­ziele helfen Ihren Mitarbeitenden auf dem richtigen Kurs zu bleiben und ihre Motivation aufrechtzuerhalten.

Steuerung der Entwicklung

Der Know-how-Aufbau räumlich getrennt Arbeitender ist erschwert. Viele Informations­puzzle, die im Büro auf den Korridoren, an der Kaffee­ecke oder in der Kantine aufgeschnappt werden, entstehen bei der virtuellen Zusammen­arbeit gar nicht erst. Regelmäßige Feedback­runden bieten die Basis für Erfahrungs­austausch und kollegiale Beratung. Sie dienen weiterhin als Unterstützungs­börse für überlastete Kolleg:innen. Wir empfehlen unter Homeoffice-Bedingungen häufiger Weiterbildung anzubieten, um die Qualifikation des Teams zu halten und zu steigern. Weiterbildungen werden seit letztem Jahr in vielseitigen Online-Variationen angeboten und können ohne großen technischen Aufwand von zu Hause aus wahrgenommen werden. Reise- und Übernachtungskosten sowie weitere Arbeitszeitverluste aufgrund langer Anreisen zum Seminarort fallen weg. Persönliche Entwicklungsmöglichkeiten und -ziele geben der Arbeit mehr Sinnhaftigkeit und fördern somit auch die Arbeitszufriedenheit, die Arbeitsmotivation und die Effektivität Ihrer Mitarbeitenden.

Wie Ihnen vielleicht aufgefallen ist, wurde die Motivation Ihrer Mitarbeitenden immer wieder als wichtiger Treiber genannt. Vor allem bei räumlich getrennten Teams und Führungskräften fallen sonst übliche Motivations­anreize weg. So zum Beispiel fehlt im Homeoffice die soziale Unterstützung durch Kolleg:innen und Vorgesetze sowie der emotionale Nutzen durch motivierendes Betriebsklima. Solche von außen kommenden Motivatoren nennt man extrinsische Motivation. Wenn diese fehlen, müssen die Mitarbeitenden die Arbeitsmotivation aus einer anderen Quelle schöpfen: Von innen heraus, also aus sich selbst heraus, über sogenannte intrinsische Motivatoren.

Sie als Führungskraft können Ihre Mitarbeitenden unterstützen, diese intrinsische Motivation zu stärken! Zum Beispiel können Sie Reflexions­gespräche führen, um zu klären, was jedem an seiner bisherigen Arbeit gefällt und wie Sie diese positiven Aspekte im Homeoffice erhalten können. Außerdem sollten Sie darauf achten, dass Ihre Mitarbeitenden abwechslungsreiche Arbeitsinhalte realisieren können. Sie könnten sonst Gefahr laufen, während ihrer Arbeit zu Hause Monotonie zu erleben, die Motivation zu verlieren oder anderweitige Beschäftigung und Ablenkung zu suchen.

1. Sie weist eine hohe Variabilität an Aufgabeninhalten auf.
2. Sie ist ganzheitlich gestaltet. Der Arbeitende sollte dabei die Verantwortung für die Planung und Vorbereitung seiner Tätigkeit, für die Durchführung und auch für die Kontrolle seines Ergebnisses tragen.
3. Sie ist bedeutungsvoll und nutzbringend – für den Mitarbeitenden, das Unternehmen, Kunden und für sein Umfeld.
4. Sie gewährt dem Arbeitenden das richtige Maß an Autonomie. Er oder sie sollte selbst entscheiden können, auf welche Art und Weise die Tätigkeit ausgeführt wird.
5. Sie ermöglicht Feedback anhand des unmittelbaren Handlungserfolgs. Das Ergebnis der eigenen Arbeit sollte Rückschlüsse auf die Güte der eigenen Arbeitsausführung zulassen, damit sie permanentes Lernen ermöglicht.

Die Schaffung ganzheitlicher Arbeitstätigkeiten erfordert nicht selten eine Umstrukturierung und die Installation neuer Formen von Arbeitsteilung und Kooperation. Damit einher geht fast immer der kritische Blick auf die Optimierung der Prozesse. Nicht wenige Teams wurden durch die Bedingungen mobiler Arbeit zwangsläufig in die Lage versetzt, die Effizienz ihrer Arbeit wesentlich zu steigern. Eine Analyse, die alle Beteiligten mit einbezieht, kann hier wichtige Impulse geben.
Wenn Sie noch mehr darüber wissen möchten, wie Sie die Herausforderungen beim Führen räumlich getrennter Teams ideal bewältigen können, dann buchen Sie gern unser Seminar „Führen in der digitalen Transformation“.