Die neuen Heraus­forderungen einer Führungs­kraft beim Führen auf Distanz

2020 war das Jahr, in dem die Digitalisierung nicht nur in Großunternehmen, sondern teilweise unfreiwillig auch in KMU’s stark vorangetrieben wurde. Plötzlich ist das Büro leer. Viele sitzen allein zu Hause, vielleicht im Arbeitszimmer, vielleicht am Küchentisch oder zwischen tobenden Kindern auf der Couch.

Doch während anfangs viele Führungskräfte motiviert den Schritt in die digitale Arbeit gegangen sind, hat sich inzwischen eine gewisse Müdigkeit eingeschlichen. Mitarbeitende wie auch Führungskräfte fühlen sich isoliert und zunehmend motivationslos.

Viele unserer Kunden fragen uns, wie Sie auch aus dem Homeoffice ein Gefühl dafür entwickeln können, wie es Ihren Mitarbeitenden wirklich geht. Sie wünschen sich, Belastungszustände frühzeitig zu erkennen und wollen den Zusammenhalt im Team aufrecht erhalten.

Die digitale Arbeitsumgebung bringt viele Herausforderungen mit sich, sowohl für Mitarbeitende als auch für Führungskräfte. Vertrauen und Kommunikation sind dabei die Schlüsselkomponenten für eine weiterhin erfolgreiche und effektive Zusammenarbeit trotz neuer Belastungen.

Sie als Führungskraft fragen sich vielleicht, wie Sie unter diesen Umständen Ihr Team weiter auf Kurs halten sollen, wie Sie Ihre Mitarbeitenden unterstützen können und wie Sie Ihre Motivation und die Ihrer Mitarbeitenden aufrechterhalten sollen.

Worauf es beim Führen aus der Ferne ankommt!

Stärken Sie die Bindung zu Ihren Mitarbeitenden!

Menschen haben starke soziale Bedürfnisse. Ein Weg, diese zu befriedigen, ist über die Zusammenarbeit und die sozialen Kontakte auf der Arbeit. Wir alle haben ein natürliches Bedürfnis nach Anerkennung und Wertschätzung. Die Möglichkeit, diese Bedürfnisse zu erfüllen motiviert uns! Außerdem stellt die Unterstützung der Kolleg:innen eine wichtige soziale Ressource dar, um die Belastungen der Arbeit gut zu meistern.

1. Tauschen Sie sich mit Ihren Mitarbeitenden über das aus, was Sie bewegt!
   Das regt Ihre Mitarbeitenden dazu an, sich selbst zu öffnen und in einen offenen, vertrauensvollen Dialog zu gehen. Meistens müssen Sie dafür einen kleinen Vertrauensvorschuss geben. Sobald Ihre Mitarbeitenden merken, dass Sie ihnen Vertrauen, werden sie auch beginnen sich zu öffnen.
2. Zeigen Sie persönliches Interesse!
   Tauschen Sie sich nicht nur über die Arbeit aus, zeigen Sie auch Interesse dafür, was Ihre Mitarbeitenden persönlich bewegt und umtreibt. Dadurch sehen diese Sie nicht nur als einen Vorgesetzten, sondern auch als einen vertrauensvollen Menschen.
3. Machen Sie Prozesse und Pläne transparent!
   Gut kommunizierte Informationen sind die Grundlage für ein stabiles Vertrauensverhältnis. Wenn Ihre Mitarbeitenden merken, dass Sie Ihnen keine relevanten Informationen oder Veränderungen vorenthalten, wird das als Zeichen von Vertrauen gewertet.
4. Verteilen Sie Ressourcen, Aufmerksamkeit und Anerkennung gerecht!
   Fairnessempfinden ist ein großer Motivator und stärkt die Teamarbeit. Etwas gesundes Wettbewerbsdenken schadet meist nicht, jedoch sollten keine Konkurrenzkämpfe und Neid die Teamarbeit bestimmen. Achten Sie darauf, dass jeder Ihrer Mitarbeitenden das gleiche Maß an Wertschätzung und Aufmerksamkeit erhält, dass er oder sie braucht. Ebenso sollten finanzielle, materielle und personelle Ressourcen gerecht zwischen Teams und einzelnen Mitarbeitenden verteilt werden.
5. Leben Sie die Werte vor, die Sie von Ihren Mitarbeitenden erwarten!
   Wenn Sie möchten, dass Ihre Mitarbeitenden pünktlich und zuverlässig sind und sich an gemachte Absprachen halten, dann sollten Sie dies ebenfalls tun. Nehmen Sie Ihre Rolle als Vorbild an und zeigen Sie Ihren Mitarbeitenden nicht nur mit Worten, was Sie von ihnen erwarten, sondern auch mit Taten.
6. Lösen Sie Problem gemeinsam in virtuellen Teamsitzungen!
   Partizipation fördert den Vertrauensaufbau. Wenn möglich sollten Sie Ihre Mitarbeitenden bei der Lösungsfindung und bei Entscheidungen, die das Team betreffen, einbeziehen.
7. Schaffen Sie Bindungsrituale!
   Regelmäßige Rituale schaffen Struktur und zeugen von Verbindlichkeit. Ein Bindungsritual könnte zum Beispiel ein gemeinsames Zoom-Mittagessen pro Woche sein, oder eine Rundmail am Freitag mit einem „Witz der Woche“.
   Vertrauen und Kommunikation ist die Basis für eine gute Bindung zwischen Ihnen und Ihren Mitarbeitenden. Achten Sie auf Verhaltensweisen, die das Vertrauen zu Ihren Mitarbeitenden gefährden könnte. Vor allem wenn Sie und Ihre Mitarbeitenden räumlich getrennt arbeiten, können Wahrnehmungen schnell fehlinterpretiert werden .

Es gibt verschiedene Anzeichen, an denen Sie erkennen können, ob bereits ein Vertrauensverlust stattgefunden hat.

Diese Beobachtungen fordern Sie auf, offen und lösungsorientiert auf Ihre Mitarbeiter zuzugehen:

• Sie als Führungskraft werden nicht mehr in teaminterne Vorhaben eingebunden oder
• grundsätzliche Entscheidungen Ihrerseits werden immer öfter in Frage gestellt.
• Ihnen fällt auf, dass Ihre Mitarbeitenden häufiger Widerstand leisten und dass Sie als Führungskraft aus der Informationskette oder gemeinsamen Events ausgeschlossen werden.
• Eventuell kommt es sogar dazu, dass Ihre Mitarbeitenden Sie übergehen und sich mit ihren Anliegen an den nächsthöheren Vorgesetzten wenden.

Sollten Sie solche Anzeichen bemerken, versuchen Sie in einem offenen Dialog gemeinsam mit dem Team zu analysieren, wieso es zu diesem Vertrauensverlust kam. Arbeiten Sie aktiv daran, das Vertrauen und die Bindung zu Ihrem Team wiederaufzubauen. Kommunikation ist dabei das A und O. Holen Sie sich ggfs. Unterstützung bei einem Fachmann, z.B. einen Coach oder Konfliktmediator.

Kommunikation als Hilfsmittel zum Vertrauensaufbau

Es gibt verschiedene Maßnahmen, die Sie beim Führen aus der Ferne zur Sicherung der Kommunikation nutzen können. Dazu zählen zum Beispiel feste Zeiten für telefonische Erreichbarkeit und regelmäßige Teammeetings. Am besten ist es einen festen wöchentlichen Kommunikationsplan aufzustellen, an dem sich alle auch unter remote Bedingungen orientieren können. Auch ein Gruppenkalender, in welchem die Mitarbeitenden auch die Termine ihrer Kollegen und ihrer Führungskraft einsehen können und ggfs. auch neue Termine einschreiben können, trägt zu einer verbesserten Kommunikation bei. Bei der Wahl der Kommunikationsmittel sollte immer darauf geachtet werden, dass sie zum Inhalt oder zum Ziel dessen passen, was Sie kommunizieren möchten. So sind Telefonate oder Videokonferenzen besser geeignet, um Komplexes oder Zeitkritisches zu besprechen. E-Mails hingegen sind vor allem für kurze Informationen geeignet, die keine Dringlichkeit aufweisen. Außerdem sollten Sie versuchen, neben der aufgabenbezogenen Kommunikation auch den persönlichen sozialen Kontakt zu Ihren Mitarbeitenden und Kollegen aufrechtzuerhalten. Machen Sie doch zum Beispiel regelmäßig eine gemeinsame Frühstückspause über Zoom oder Treffen Sie sich zum virtuellen Kaffeetrinken oder vielleicht sogar zum gemeinsamen virtuellen Sport als Ausgleich zum Arbeitsalltag.
Im Homeoffice ist es vor allem wichtig häufiger, kürzer und präziser zu kommunizieren!

Die Kommunikation auf Distanz erfordert neue Führungskompetenzen, die nicht jeder sofort beherrschen kann. Um sich für diese neue Form des Arbeitens und Kommunizierens zu wappnen, kann ein Coaching hilfreich sein. In Zusammenarbeit mit einem professionellen Coach können Sie maßgeschneiderte Kommunikationskonzepte entwickeln und die mediale Umsetzung trainieren.
Während Kommunikation als Führungsmittel schon immer eine große Rolle spielt, ist es für die Steuerung aus der Ferne das wichtigste und unabdingbare Führungsinstrument. Exzellent kommunizieren und Vertrauen aufbauen, ist nicht jeder Führungskraft in die Wiege gelegt. Eine Potenzialanalyse kann Ihnen Ihre Stärken und Entwicklungspotenziale in sozialer Kompetenz aufzeigen und Ihnen die richtigen Ansätze für Ihr Wachstum aufzeigen.

Eine Vision zu entwickeln, am besten gemeinsam mit den Mitarbeitenden, und diese Vision dann auch zu leben und zu kommunizieren ist Ihre Aufgabe! Eine Vision beschreibt, wer sie als Team oder als Organisation sind und welchen Nutzen sie gemeinsam schaffen. Für eine hohe Arbeitsmotivation und Arbeitszufriedenheit müssen die Mitarbeitenden die Bedeutung ihrer Arbeit kennen.

Eine eigene Vision zu entwickeln und umzusetzen kann etwas überwältigend klingen. Lassen Sie sich davon nicht einschüchtern! Mithilfe eines Visionsworkshops können Sie sich Unterstützung holen. Gemeinsam blicken wir zurück auf Ihre Erfolge, sammeln welche Werte Sie, Ihr Team und Ihr Unternehmen vertreten und entwickeln daraus gemeinsam eine Vision für Ihre Zukunft.

Zusätzlich zu einer weitreichenden Vision brauchen Mitarbeitende aber auch konkrete und individuelle Ziele. Wenn diese Ziele gemeinsam erstellt wurden und Herz und Seele haben, dann können sie beinahe magnetisch wirken!

Aus wissenschaftlicher Perspektive stellt man Ziele am besten nach der SMART-Regel auf: Sie sollten folgende Eigenschaften haben:

• Spezifisch
• Messbar
• Akzeptiert
• Realistisch
• Terminiert.

Ziele, die nach dieser Regel erstellt wurden, werden mit stärkerer Motivation angegangen und im Allgemeinen auch erreicht.

Um bei den Mitarbeitenden eine Zielverbindlichkeit zu schaffen, sollten Ziele im Dialog entwickelt und gemeinsam festgeschrieben werden. Dafür braucht es allerdings ein offenes und kooperatives Teamklima und eine gute Kommunikation untereinander. Um diese Voraussetzungen zu schaffen, kann es hilfreich sein, den Teamzusammenhalt über gemeinsame Teamevents wie zum Beispiel einen Teamworkshop zu fördern.